Dienstleistungsfunktion Glossar aus dem Factoring und Leasing

Die Dienstleistungsfunktion beinhaltet die Bonitätsprüfung und Überwachung der Debitoren, die Debitorenbuchhaltung und das Mahnwesen für den Kunden. Insbesondere in Zeiten hoher Insolvenzraten ist größte Sorgfalt und Durchsetzungskraft geboten. Außerdem werden oftmals Sonderleistungen wie beispielsweise Umsatzstatistiken und Datenträgeraustauschdateien für den Kunden erstellt. Der Kunde reduziert durch dieses Dienstleistungspaket seinen Verwaltungsaufwand und kann sich auf seine Kernkompetenz konzentrieren, so die werbewirksamen Argumente vieler Factoringinstitute.

Bei genauer Betrachtung ist es fraglich, ob die versprochenen Einspareffekte in der Verwaltung eintreten. Um dies zu beurteilen, ist zunächst eine kurze Beschreibung des Ablaufes notwendig, wie man ihn in der Praxis häufig vorfindet:

Die Grundinformationen für die Rechnungsstellung sind oftmals schon beim Kunden als Datensatz in seiner EDV im Rahmen der Angebotserstellung oder Kalkulation vorhanden. Bei der Rechnungserstellung werden diese Informationen automatisch übernommen. Diese Rechnung wird anschließend mit ergänzenden Unterlagen zum Factoringinstitut versandt. Dieses schreibt entweder die Rechnung erneut oder heftet ein Deckblatt mit einem Abtretungsvermerk auf die schon vorhandene Rechnung des Kunden. Anschließend erfolgt der Versand zum Abnehmer des Kunden. Weiterhin überwacht das Factoringinstitut den Zahlungseingang und mahnt die Abnehmer der Leistung bei Zahlungsverzug an. Nach Zahlungseingang wird der offene Posten ausgebucht. Falls trotz Mahnverfahren kein Zahlungseingang festgestellt wird, weil die Leistung bzw. Rechnung fehlerbehaftet ist, erfolgt die Rückgabe der Rechnung an den Kunden.

Bei der oben beschriebenen Vorgehensweise sind folgende Punkte zu beachten:

Das Factoringinstitut kann nicht inhaltlich mahnen. Es kann nur formal Mahnschreiben erstellen und diese dem Abnehmer der Leistung zustellen. Mit Reklamationen und Korrekturen muss sich der Factoringkunde nach wie vor auseinandersetzen. Der inhaltliche Widerspruch des Abnehmers wird dem Factoringinstitut zugestellt. Um diesen Widerspruch zu klären, leitet das Factoringinstitut diesen, mit der Bitte um inhaltliche Klärung, an den Kunden weiter. Durch dieses Dreiecksverhältnis (Kunde – Factoringinstitut – Abnehmer) entstehen bei einem Widerspruch durch den Abnehmer zeitliche Verzögerungen.

Wer kontrolliert das Factoringinstitut? Das Factoringinstitut muss wie ein Debitor vom Factoringkunden geführt und kontrolliert werden. Konkret bedeutet dies, dass jede verkaufte Leistung in der Leistungsabrechnung und in der Buchhaltung geführt werden muss. Außerdem muss auch der Zahlungseingang für die verkauften Leistungen und die entsprechenden Abzüge (Rückläufer, Widerspruch) kontrolliert werden.

Die Sonderleistungen wie beispielsweise die Umsatzstatistik, die oft von den Factoringinstituten als Zusatzleistung verkauft werden, kann der Kunde in der Regel mit seiner eigenen Software per Knopfdruck erstellen, da die relevanten Daten in der EDV des Kunden gespeichert sind. Somit stehen ihm diverse Statistiken zeitnäher zur Verfügung. Bei näherer Betrachtung verliert die oftmals werbewirksam angeführte Dienstleistungsfunktion an Schlagkraft als Argument für den Einsatz von Factoring.

In der Regel erstellen die klassischen Abrechnungszentren in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft die Rechnungen für ihre Kunden und finanzieren diese vor. Dabei sind sie auf die Weitergabe der Leistungsnachweise und Verordnungen angewiesen. Damit werden Details der Leistungserbringung und unter Umständen auch die Dokumentation an einen externen Dienstleister weitergegeben. In diesen Fällen ist die Einwilligung der Patienten bzw. Pflegebedürftigen in schriftlicher Form für die Weitergabe einzuholen. Anderenfalls kann nach § 203 Abs. 1 StGB der unbefugte Verrat eines zum persönlichen Bereich gehörenden Geheimnisses vorliegen (siehe auch OLG Hamm, Urteil vom 17.11.2006, Az.: 19 U 81/06). Es ist den Pflegediensten also dringend zu empfehlen, die Zustimmung der Patienten und Pflegebedürftigen einzuholen.